Dokumenten­management im Mittelstand

Einfache Verwaltung Ihrer Dokumente

Mit DocuOne verschaffen Sie sich einen einfachen und schnellen Überblick über sämtliche Dokumente in ihrem Unternehmen. Verwalten Sie ihren Dokumentenfluss und steuern Sie die Workflows effizient. Die Anbindung an SAP Business One vereinfacht die tägliche Arbeit. Ganz nebenbei sparen Sie Papier und damit oftmals verbundene, überflüssige Arbeitsabläufe ein.

Die Herausforderung – Dokumente, Dokumente, Dokumente…

Im täglichen Business erreichen Sie Dokumente jeglicher Couleur. Diese richtig zu archivieren und vor allem auch wiederzufinden, wenn man eine Information daraus braucht, ist eine große Kunst. Nicht jedoch mit DocuOne. Durch die einfach automatisierbare Ablage ihrer Dokumente werden diese zuverlässig erkannt und übersichtlich und individuell nach Ihren Wünschen abgelegt. Müssen bestimmte, mit den jeweiligen Dokumenten verbundene Aufgaben erledigt werden, so können ganze Workflows automatisiert gestartet werden, um ein zuverlässiges und nachvollziehbares Abarbeiten in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Lassen Sie nicht ihren Alltag von den Dokumenten bestimmen. Bestimmen Sie, was mit den Dokumenten geschehen soll, und wann.

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Überblick über die Benutzeroberfläche

So funktioniert DocuOne

DocuOne ist eine einfach zu nutzende, webbasierte Stand-Alone-Dokumentenmanagement-Lösung. Das System wird bei unserem Partner Cloudiax AG für Sie in der Cloud betrieben. Sie können dadurch Ihr Kerngeschäft unterstützen und sich völlig darauf konzentrieren. Die möglichen Zugangspunkte für Belege in das System – wie Scanner, E-Mail, Upload, etc. – werden initial festgelegt und sind einfach erweiterbar. Sie kümmern sich darum, dass die Dokumente zu DocuOne kommen. DocuOne regelt die Archivierung und Aufgabenverwaltung der Mitarbeiter. Hierbei helfen die OCR-Texterkennung und die automatische Capture-Belegerkennung. Durch die Anbindung an SAP Business One finden Sie auch dort in kürzester Zeit zu Ihrem Originalbeleg in der Ablage. Selbstverständlich handelt es sich hierbei um eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung.

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Einfache Anbindung an SAP Business One – ohne Addon-Programmierung mit Hilfe von Standardfunktionen

Dokumentenerfassung

DocuOne unterstützt Sie durch Texterkennung und Capture bei der Belegerfassung. Einmal eingerichtet, scannen Sie beispielsweise Ihre Eingangsrechnungen und DocuOne legt sie genau dort ab, wo Sie sich das wünschen.

1.) Sie scannen Ihren Beleg und finden ihn vollständig erfasst in DocuOne.

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Automatische Erfassung

2.) Die OCR Texterkennung und das Capture erfassen die Daten in Ihrem Dokument

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Detailansicht der Erfassung

3.) Ihr Dokument wird in der von Ihnen gewählten Ordnerstruktur automatisch abgelegt. Und ist über eine Volltextsuche aufzufinden.

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Überblick über eine Dokumentenablage und Suche. Die Ordnerstruktur ist individuell gestaltbar.

Workflows

Eine Eingangsrechnung kommt in Ihr Unternehmen, und niemand weiß was zu tun ist? Sie verlieren wertvolle Skonti? DocuOne unterstützt Sie durch ein einfach zu individualisierendes Workflowmanagement. Bleibt eine Eingangsrechnung nach ihrem Eingang zu lange liegen, werden Sie automatisch informiert.

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Aufgabenübersicht

Sie können Ihre Aufgabenworkflows und die einzelnen Aufgaben individuell gestalten und damit optimal Ihren betrieblichen Abläufen anpassen. Sehen Sie alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auf einen Blick und beschleunigen Sie damit Ihre Abläufe. Durch den digitalen Dokumentenfluss sparen Sie unnötige Kopien und Laufwege ein. Klare und einfach strukturierte Aufgabenschritte ersparen Rückfragen und wertvolle Zeit.

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Detailansicht der Aufgaben – Inhalte und Workflows mit Folgeaufgaben können individuell gestaltet werden

Lizenzpreis

Der Preis beträgt 20,-€ pro User und Monat. Der Preis gilt pro DocuOne-User und ist unabhängig von der Anzahl ihrer SAP Business One-Lizenzen. Für das Hosting in der Cloud fällt eine Grundgebühr von 50,-€ im Monat an.

Kosten für die Einführung werden nach Aufwand berechnet.

Einführung

Die Stand-Alone-Lösung kann in kurzer Zeit in der Cloud-Umgebung unseres Partners Cloudiax AG implementiert werden und Sie können direkt mit der Nutzung loslegen. Um das Nutzungserlebnis zu verbessern, möchten wir mit Ihnen gemeinsam die Grundkonfiguration des Systems durchführen. Je nach geplanter Nutzung, sind hier Themen relevant wie beispielsweise die Einrichtung der Hardware-Scanner, erstellen erster Captures und Ablagevorlagen sowie die Schulung der Anwender, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Die relevanten Bereiche und weitere Möglichkeiten, wie beispielsweise die Anbindung an Microsoft Office-Produkte, gehen wir gerne in einem Auftaktworkshop mit Ihnen durch.

Technische Voraussetzungen

Da es sich bei DocuOne um eine Stand-Alone-Lösung handelt, beschränken sich die technischen Voraussetzungen nur auf die Anbindung an SAP Business One. Die Anbindung verwendet nur Standardfunktionalitäten und funktioniert daher auch nach Updates.